Comment faire face à une crise de gestion de projet

En tant que chef de projet ou d’entreprise, vous n’êtes pas sans savoir que le déploiement d’un nouveau projet comporte des risques d’échec. Votre rôle de responsable des travaux est d’y remédier rapidement et d’éviter que de pareilles situations arrivent trop souvent. Abordez le problème de façon très calme et sereine, sans vous laisser gagner par la panique. On compte trois différentes étapes pour réagir efficacement face à une crise. Découvrez ci-dessous comment faire face à une crise de gestion de projet.

Étape 1 : avant la crise

Avant le début d’une crise, il y a des signes avant-coureurs qui annoncent un mauvais présage. Ce sont des petites étincelles ou des signaux d’alerte qui vous interpellent et vous incitent à agir rapidement. Vous devez commencer par prendre vos dispositions dès cet instant.

N’ignorez pas les problèmes

Les entrepreneurs et les chefs de projet qui manquent d’expérience dans le domaine ont tendance à miser sur la chance et à espérer que tout se déroule bien. Il s’agit d’une erreur grave qu’il faut à tout prix éviter de commettre. Une crise ne peut en aucun cas se résoudre d’elle-même si vous n’agissez pas pour. Ignorez les signes et vos problèmes deviendront gigantesques. Hâtez-vous donc de découvrir la source dudit problème.

Créez votre issue de secours

Il s’agit ici de mettre en place une cellule compétente pour répondre de belle manière à la crise. Cette équipe aura pour mission de détecter la ou les éventuelles failles, d’anticiper les événements à venir et de mettre en place un plan de riposte face à la crise. Il faudra alors que les membres de l’équipe aient les qualités requises pour intervenir à chaque niveau du processus.

Étape 2 : Pendant la crise

À présent que la crise s’est déclarée et que les faits sont avérés, ne paniquez pas. Gardez une mentalité positive et faites preuve de leadership pour inspirer la confiance de vos collaborateurs. Prenez ensuite les mesures nécessaires pour renverser la situation. Les marches à suivre se présentent comme suit.

Réalisez un constat

C’est le premier geste à faire suite à une crise. Le constat vous aidera à mesurer l’ampleur des dégâts, à appréhender l’origine des dysfonctionnements, à entrevoir les conséquences à venir et à mettre en place un plan d’action. Si la crise n’est qu’à son début, un plan d’action spécifique bien élaboré pourrait limiter la casse. Au cas où vous auriez des difficultés à trouver l’origine de la crise, solliciter les compétences des experts.

Incitez le personnel à plus de dévouement

Pour sortir de la crise, vous et votre équipe devrez faire un travail impeccable. Confiez des responsabilités à chaque collaborateur et exigez d’eux un compte rendu quotidien sur l’avancement des travaux. Intensifiez les échanges entre les collaborateurs afin d’améliorer le climat de travail et l’entente.

Après avoir formé votre équipe de travail (composée de cadres compétents et sérieux), si vous vous retrouvez avec du personnel en surplus, séparez-vous-en. Plus il y a du monde, moins vite les décisions sont prises et elles seront moins efficaces. Avec moins de participants, vos réunions seront beaucoup plus productives.

Soyez totalement transparent et rassurez tout le monde

En cas de crise, il est de coutume que les dirigeants d’entreprises cherchent à dissimuler la vérité aux employés et aux décideurs. Sachez que ce comportement n’est pas des plus louables. Votre personnel sera plus inquiet si des rumeurs laissent entendre que ça va mal au sein de l’entreprise. Et vous risquerez de faire face à une autre crise. Même si vous ne pouvez pas tout leur communiquer, informez-les du strict nécessaire et ne mentez pas sur l’état réel de la situation.

Réunissez les décideurs en tête-à-tête pour leur notifier les avancées du projet ainsi que les nouvelles résolutions prises. Ils seront beaucoup plus confiants.

Traitez les problèmes de fond et retravaillez vos objectifs

Avec votre cellule de travail, attaquez-vous aux problèmes de fond. Il pourrait s’agir de :

• améliorer la qualité des produits livrés,
• augmenter le budget,
• allouer de nouvelles ressources techniques.

Raccourcissez les échéances en fixant des objectifs journaliers plutôt qu’hebdomadaires ou mensuels pour vite restaurer votre image ainsi que la confiance au sein de l’équipe.

Étape 3 : après la crise

Après que les signaux qui caractérisaient la crise aient totalement disparu, cherchez le moment propice pour lever progressivement les mesures de riposte. Ne songez pas à retourner immédiatement au point de départ. Il est préférable de procéder lentement et sûrement pour garantir la sécurité du projet. Rallongez petit à petit les échéances pour maintenir le contrôle sur les activités. Passez donc des comptes rendus quotidiens, aux comptes rendus hebdomadaires, puis mensuels. Cependant, veillez à insérer du nouveau personnel si nécessaire.

Félicitations ! Vous avez pu sortir brillamment de cette mauvaise passe. C’est à présent l’heure des questionnements. Pourquoi et comment la crise est-elle arrivée ? N’aurait-elle pas pu être évitée ? Pour faire simple, réalisez un bilan à la sortie de la crise. Ce bilan vous aidera à apprendre de vos erreurs, à tirer des leçons et à adopter de meilleures approches à l’avenir. Vous regagnerez alors la confiance de vos clients, vos décideurs et vos employés.

Infographie offerte par Wrike – logiciel de gestion de projet d’équipe