10 étapes pour un lancement de projet efficace : une liste de contrôle pour chefs de projet

L’efficacité, la productivité et bien évidemment la rentabilité sont les principales expressions qui dirigent les entreprises. Ces dernières ont besoin de méthodologie afin de mener à bien les différentes missions, et cela, dans les conditions les plus adéquates. Il existe plusieurs méthodologies pour permettre aux projets d’être menés à terme avec une organisation sans faille. Voici un guide pouvant amener les chefs d’organisation à assurer le lancement d’un projet dans leur entreprise.

Définissez votre vision et les résultats attendus

Cette étape se réalise en concertation avec les autres membres de l’équipe du chef de projet. C’est à ce moment que vous définissez les bases ainsi que la méthodologie de fonctionnement de votre entreprise. En effet, lors de votre réunion qui précède le lancement de votre projet, vous devez partager toutes vos intentions par rapport au projet.

Chaque maillon se verra attribuer un rôle bien précis dont il se doit de jouer pendant tout le temps qu’il sera disposé à participer aux activités de la structure. Cela est utile en ce sens que votre projet sera épargné des différentes crises de gestion pouvant empêcher son bon déroulement.

Choisissez l’équipe et attribuez les rôles

Cette étape représente le moment où les différents membres du projet prennent connaissance du projet. Sans plus tarder, vous devez établir une liste de contact et partager le nom des différents maillons. Étant donné que les rôles étaient déjà définis, il est temps de les divulguer afin que chacun puisse connaître la tâche qui lui revient.

Prenez aussi le soin d’ajouter leur service leur e-mail ainsi que leur numéro de téléphone et toute autre information utile pouvant faciliter la référence. Tout cela représente la mise en place d’un Project Management Office (PMO) bien élaboré, efficace et sans faille.

Mettez en place un plan de projet initial

Votre activité se doit d’être basée sur un plan de projet encore appelé plan de gestion de projet. Il s’agit d’un document qui regroupe la totalité des démarches nécessaires à une mise en œuvre efficace. C’est donc une feuille de route élaborée au début du processus par le chef de projet et plus ou moins détaillée selon les besoins. La réalisation de ce document s’effectue généralement pendant la réunion et comprend au minimum les éléments suivants :

• l’organigramme des tâches du projet,
• le calendrier du projet,
• le budget,
• le plan de ressources.

Vous pouvez toutefois ajouter la gestion des risques, la gestion de la qualité tout comme la gestion de configuration.

Définissez la mesure de votre réussite

Cette étape est celle où vous définissez les résultats que vous souhaitez obtenir à la fin de votre projet. Ces aspirations doivent être connues de tous les membres de votre équipe et poussez chacun d’eux à mieux s’organiser pour parvenir à cette finalité.

Examinez le plan et identifiez les risques et blocages potentiels

Si de nombreux projets n’arrivent pas à bout de leur objectif, c’est simplement parce que les chefs de projets ne se préparent pas aux éventuelles difficultés. Pour cela, vous devez absolument préparer les différents membres de votre équipe aux étapes critiques du projet. Bien que cela ne soit pas suffisant, vous devez également les encourager à vous demander de l’aide en cas d’obstacles.

Mettez en place la logistique de communication dans l’équipe

Vous savez sans doute qu’une bonne communication est inaliénable à tout projet qui aspire au succès. Il doit exister au sein de toutes les parties prenantes une bonne communication et de façon régulière. En effet, vous devez être disposé pour répondre à leurs diverses préoccupations et aussi vous concerter régulièrement pour trouver des solutions aux difficultés. C’est la raison pour laquelle vous devez prévoir une réunion à laquelle chacun peut assister suivant une fréquence bien établie.

Choisissez une méthodologie de gestion de projet

Le fait de choisir une méthodologie de gestion consiste à établir des pratiques d’excellence à suivre par votre équipe. Vous ne devez pas vous abstenir d’établir votre technique de travail afin de pousser l’équipe à gagner en efficacité de manière cohérente et collective. Toutefois, vous pouvez étudier d’autres propositions de gestion et les adopter si elles conviennent mieux à la réalisation de votre projet.

Décidez des outils à utiliser par votre équipe

Les outils à utiliser pour la réalisation d’une mission varient d’un projet à un autre et vous devez minutieusement choisir ceux qui conviennent au vôtre. De plus, vous devez vous assurer que chaque membre de votre équipe a une bonne maîtrise ainsi qu’une bonne connaissance des outils collaboratifs. Par conséquent, la productivité ne sera pas gênée, mais par contre, une amélioration de l’efficacité du travail en équipe sera observée.

Programmez votre réunion de lancement

Il est vrai que toutes les étapes précédentes peuvent se dérouler à l’absence de quelques parties prenantes. En ce qui concerne la réunion du lancement de votre projet, tous les membres de l’équipe doivent être présents. Leur présence physique n’est pas nécessaire étant donné que la conférence téléphonique ou vidéoconférence peuvent être sollicitées.

Préparez la réunion de lancement

L’étape ultime du lancement de votre projet doit être minutieusement préparée afin d’éviter tout désagrément. Pour cela, vous devez établir un ordre du jour spécifique et apprêter des documents à distribuer à chaque membre ou les différentes diapositives de présentation. Pour un bon déroulement de votre réunion ainsi qu’un meilleur apport de vos collaborateurs, il est recommandé d’envoyer les documents à l’avance.

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