9 stratégies éprouvées pour rendre vos réunions productives

Le but de toutes les réunions professionnelles est de faire avancer l’entreprise. Effectivement une réunion est considérée comme un mauvais quart d’heure et bon nombre d’employés ont envie d’y échapper ou ont hâte qu’elle se termine rapidement.

D’ailleurs, d’autres montrent leur impatience en regardant sans cesse leurs téléphones ou leurs montres. Mais comment donner envie aux participants de rester concentrés tout au cours d’une réunion ? Ci-après une liste de stratégie pour une réunion productive.

1 – Réduire le nombre de participants pour une réunion plus productive

Le premier secret d’une réunion réussie et productive est de réduire le nombre de participants. Même si nous avons tendance à penser que plus nous sommes nombreux, mieux c’est. Ce qui est totalement faux, car le fait d’être nombreux n’avance à rien.

Ainsi, le premier secret d’une réunion productive est la réduction du nombre de participants. Au lieu d’inviter l’entreprise entière, ne convoquez que les personnes qui ont un lien direct avec l’ordre du jour. Selon leur fonction, n’invitez que les employés qui vous apportent quelque chose. Être nombreux est synonyme de contre-productivité.

2 – Une réunion courte pour plus de productivité

Ne nous voilons pas la face, les réunions à titre professionnelles n’intéressent personne. Si vous souhaitez que vos collaborateurs changent d’avis et s’y intéressent davantage, faites en sorte de les retenir le moins possible. Si vous devez faire une réunion, énumérez tous les grands points sans entrer dans les détails.

Pour ce faire, prévoyez l’utilisation des outils collaboratifs comme le logiciel de gestion de projet d’entreprise. Intégrez à l’avance les informations à connaître dans ces logiciels afin de passer le minimum de temps à concerter. Pour ne pas être ennuyante, la durée d’une réunion ne doit pas excéder les 30 minutes.

3 – Captivez l’attention des participants, une stratégie pour une réunion productive

Comme l’adage le dit, les premières impressions sont les bonnes. Pour que tous les participants soient concentrés au maximum, faites en sorte de donner une bonne impression dès le début même de votre réunion.

Retenir l’attention des participants reste une étape clé quant au succès d’une séance. Pour ce faire, démarquez votre entrée en captivant l’attention de vos collaborateurs. Une petite anecdote ou un retour positif émanant d’un client sera un choix judicieux.

4 – La prise de parole, indispensable pour une réunion réussie

Pour garder l’attention de tout un chacun, faites participer chaque membre de l’équipe. Pour cela, commencez par poser la question « Quel est l’objectif de la réunion ? ». En permettant à chacun de répondre à cette dernière, vous ferez participer tout le monde. De par chaque réponse, vous pourrez déduire si la présence de tout un chacun est indispensable. Aussi, vous pouvez voir s’ils ont compris le but de la réunion.

5- L’ordre du jour, précisez-le pour éviter d’être hors sujet

Lorsque la réunion est bien préparée, cela ne laisse pas de place à l’échec. Et ce point, tous les grands dirigeants l’ont bien compris. En vous aidant d’un logiciel de gestion de projet comme Wrike, vous pouvez préparer comme il se doit votre concertation.

En effet, vous y noterez tous les points essentiels à aborder ainsi que l’ordre du jour. Une réunion bien préparée ne risque pas de partir dans tous les sens. En effet, cela permet d’éviter le hors sujet tout en évitant de perdre du temps à débattre sur des choses inutiles.

6 – Illustrer et griffonner pour se faire comprendre

Il va de soi que les réunions sont faites pour parler et pour échanger des idées. Dans l’optique d’améliorer les échanges et pour se faire comprendre au mieux, n’hésitez pas à écrire. En griffonnant vos idées, vous serez à même d’en avoir d’autres.

Non seulement le partage est plus facile en les mettant sur écrit, mais la capacité d’acquisition des autres participants est plus élevée. Ainsi, pour que tout se passe bien lors de votre réunion et que vos collaborateurs retiennent quelque chose, n’hésitez pas à tout illustrer.

7 – L’usage des appareils numériques, à prohiber

S’il y a une stratégie pour une réunion productive à adopter, c’est l’interdiction de l’usage des téléphones portables, tablettes et ordinateurs. En bref, tout ce qui est appareil numérique.

Certes, tous les participants se doivent de prendre des notes afin de faire un compte rendu ou autre, mais l’usage des appareils numériques doit être strictement interdit. Grande source de distraction, vos collaborateurs passeront beaucoup plus de temps sur leurs appareils plutôt que de vous écouter. Si besoin, désignez une personne chargée de prendre note.

8 – Désigner un responsable direct

Pour que votre réunion ne soit pas vaine, il convient de désigner un responsable direct qui se chargera par exemple de la suite du projet. En fonction des besoins, vous pouvez attribuer plusieurs responsabilités à différentes personnes.

Déléguer les tâches est aussi une habitude des leaders. À l’issue de votre conférence, vous devez déterminer les prochaines missions ainsi que les prochaines étapes à suivre. Posez la date de votre prochaine réunion ou bien celle à laquelle le projet doit être présenté.

9 – Le résumé pour clore la conférence

Pour terminer, faites un briefing de la réunion. Assurez-vous que tout le monde ait bien compris son rôle et que tout a été assimilé. Pour ce faire, posez la question qui est chargée de faire quoi, quel est son rôle et de quel délai dispose-t-il pour rendre la tâche qui lui a été confiée ?

Cela permet de vous assurer, vous et les autres membres, que tout est bien clair. Mais surtout que toutes les décisions ont été prises mutuellement. La liste de stratégie pour une réunion productive ci-dessus est à appliquer pour un résultat positif. Alors qu’attendez-vous pour en faire de même ?

Infographie offerte par Wrike – logiciel de gestion de projet d’entreprise