Bases de la gestion de projets: Qu’est-ce qu’un PMO?

À mesure que les entreprises se développent et s’agrandissent, les gestionnaires sont confrontés à de grandes difficultés de gestion. Pour répondre à ces besoins qui ne cessent de croître, la meilleure solution consiste à faire recours à un PMO. Il s’agit d’un professionnel du management qui a pour mission principale de vous aider à mener à bien tous les projets de votre entreprise sans pour autant surcharger votre personnel. Cependant, avant de le contacter, il convient de vous informer davantage. Pour cela, nous vous parlons ici du métier de PMO, de ses attributions et de son rôle dans une entreprise.

En quoi consiste un PMO ?

PMO est l’abréviation de Project Management Office. Le concept est essentiellement anglo-saxon, mais aujourd’hui il a été adopté par la plupart des grandes entreprises du monde entier. Il s’agit du bureau ou du service chargé de superviser et de gérer les projets d’une entreprise ou d’un projet. Ce bureau et les personnes qui y travaillent occupent une position stratégique dans la société. Cela est nécessaire, car ce sont eux qui fournissent une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise, les alignant ainsi sur les objectifs stratégiques.

Le PMO peut soit planifier et gérer les projets directement (on parle souvent de PMO géré), soit opérer à un niveau supérieur en fournissant des KPI (indicateurs clés de performance) et en normalisant les méthodologies de gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation. Il peut également contribuer à réduire la charge de travail des gestionnaires et assurer le succès à long terme de projets plus importants. Enfin, le PMO est le service le plus pertinent pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets hautement prioritaires en même temps.

Quel est le rôle du PMO dans l’entreprise ?

Selon le Project Management Institute, la fonction la plus courante du PMO est de définir et de contrôler les indicateurs clés de performance d’un projet. Cependant, le rôle du PMO s’étend également à diverses autres fonctions.

Définir les indicateurs clés de performance de la gestion de projet

L’une des façons dont un PMO peut améliorer la réussite d’un projet est de définir et de surveiller les indicateurs clés de performance et les étapes clés du projet. Les KPI de base consistent généralement à comparer l’avancement réel d’un projet avec l’avancement prévu. Voici quelques exemples :

• taux d’achèvement dans les délais
• temps prévu et temps passé
• modification du budget
• jalons réalisés dans les délais.

Selon le cas, ils peuvent aussi servir à évaluer le nombre d’erreurs lors de la réalisation d’un projet.

Mettre en œuvre la normalisation

Un autre rôle du bureau de gestion de projet est de standardiser les méthodes, les cadres et les outils utilisés dans toute l’entreprise. Ce type de normalisation favorise la collaboration entre les équipes et facilite la gestion des ressources pour tous les employés.

Les normes de gestion de projet facilitent également les transitions entre les projets et les équipes. Si toute votre organisation utilise les mêmes outils, processus et flux de travail, les gens s’adapteront plus facilement aux nouvelles équipes.

Superviser la formation et la prestation des gestionnaires de projet

Un PMO exécutif forme et affecte des chefs de projet à la gestion de projets dans l’ensemble de l’organisation. Le fait de disposer d’une source unique de formation à la gestion de projet garantit que toutes les équipes utilisent des méthodes et des outils standardisés. Il assure également la communication entre l’équipe de projet et le PMO central.

Quels sont les principaux avantages d’avoir un PMO ?

Lorsque vous avez un PMO, vous bénéficiez de nombreux avantages spécifiques. Examinons les résultats rapportés par les solutions de gestion de projet.

Réduction des coûts

Les entreprises dotées d’un PMO ont constaté une augmentation de 33 % des projets réalisés dans le respect du budget. En moyenne, les économies se sont élevées à 175 000 dollars par projet. Les PMO peuvent donc accélérer les projets, mieux répartir les ressources et éviter la sur-embauche ou l’externalisation.

Ces économies peuvent être utilisées pour financer une nouvelle campagne de marketing et une nouvelle fonctionnalité du produit. Que pourrait faire votre entreprise avec plus de 200 000 dollars à réinvestir dans de nouveaux projets ?

Augmentation de la productivité

En moyenne, les entreprises dotées d’un PMO voient leur productivité augmenter de 25 %. Grâce à un meilleur cadre de gestion des projets et à des indicateurs de performance clés pour suivre les progrès, les équipes peuvent se concentrer plus facilement sur leur travail.

Plutôt que des amateurs de gestion essayant de s’intégrer dans un projet ou une équipe, il est possible qu’ils se focalisent sur leur expertise là où ils peuvent apporter le plus de valeur ajoutée. En conséquence, les projets progressent plus rapidement et le rendement global s’améliore.

Augmentation de la satisfaction des clients

Des projets plus réussis et stratégiquement alignés profitent également aux clients. En moyenne, les entreprises ont constaté une augmentation de 27 % de la satisfaction des clients vis-à-vis du PMO.

Les clients subissent moins de retards et de promesses non tenues, et bénéficient de mises à jour plus rapides. Leur interface utilisateur connaît aussi de réelles améliorations grâce à une efficacité opérationnelle accrue.

Meilleur alignement sur les objectifs

En l’absence de supervision, les petites équipes de projet peuvent se contenter de petites améliorations ou de simples corrections de bogues. Ils n’ont pas toujours la vision nécessaire pour maintenir l’objectif de l’entreprise au premier plan à tout moment.

Le PMO est comme une boussole qui oriente constamment toutes les parties prenantes dans la bonne direction. Tous les membres de votre entreprise travaillent-ils constamment à la réalisation de votre vision ? Si oui, comment cela va-t-il changer votre organisation ?

Moins de projets ratés

Avec l’intervention d’un PMO, vous enregistrerez également 25 % moins de projets qui échouent. Cela se traduit donc par un grain de temps et une augmentation globale de l’efficacité. En d’autres termes, la productivité globale subit une amélioration.

En évitant les projets qui échouent dès la phase de planification et en procédant à des ajustements pour éviter les échecs inutiles, vous pouvez minimiser les gaspillages. Avec un taux d’achèvement des projets plus élevé, votre entreprise se développera plus rapidement que jamais.

Que faut-il considérer avant de mettre en place votre premier PMO ?

Maintenant que vous connaissez tous les avantages d’un PMO, vous pourriez vouloir vous y mettre. Cependant, ne soyez pas si impatient. Posez-vous d’abord les questions.

• Le projet de l’entreprise est-il suffisamment important pour justifier un tel investissement ?

Pensez au coût de l’embauche d’un chef de projet à plein temps, puis au coût de la mise en œuvre complète d’une nouvelle solution de gestion de projet dans l’ensemble de votre entreprise. Ajoutez à cela le reste du personnel et l’infrastructure environnante. Ces réflexions peuvent déjà vous permettre de commencer par vous faire une idée. Par la suite, examinez votre budget et assurez-vous que le PMO est un investissement que votre entreprise peut justifier.

• Quelles sont nos priorités ?

Voulez-vous standardiser les processus de votre entreprise ou voulez-vous que votre PMO agisse principalement en tant que coordinateur et superviseur direct ? Le type de PMO que vous souhaitez aura une incidence sur les personnes que vous devez employer et sur la taille globale de votre bureau.

• Pouvons-nous obtenir les mêmes avantages en améliorant simplement nos outils et processus ?

Si vous utilisez encore le courrier électronique et les feuilles de calcul, la mise à niveau de vos outils de gestion de projet peut vous donner l’élan de productivité dont vous avez besoin. En particulier pour les petites entreprises ou les petites équipes, un PMO dédié peut entraîner une baisse de la productivité en raison des niveaux supplémentaires impliqués. La mise en place d’un bureau de gestion de projet peut représenter un investissement considérable en temps et en argent.

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