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10 bonnes pratiques en gestion de projet à ne jamais oublier

10 bonnes pratiques en gestion de projet

Il existe plusieurs pratiques qu’il faut impérativement connaître pour mieux gérer un projet. Ces astuces sont généralement enseignées au cours des études en gestion de projet. Il est toutefois possible d’oublier un certain nombre des notions au bout de quelques mois. Redécouvrez ici une sélection de ces dernières ci-dessous.

1. La communication avec les parties prenantes

Il est indispensable de communiquer avec toutes les parties au sujet des buts et objectifs du projet. Ceci est notamment recommandé lors d’un projet libre collaboration en ligne.

Les personnes à impliquer sont notamment les membres de l’équipe, les gestionnaires, les sponsors de projet ainsi que les clients. Ce faisant, vous tiendrez compte de tous les avis dans la mise en œuvre des objectifs du projet.

2. La création d’une équipe de crise

Les projets de même que les tâches sont souvent assujettis à des niveaux de risque divers. Il est alors important de toujours mettre en place une équipe de crise. Cette équipe sera chargée d’aider le projet à rester vert, sans jamais tomber dans l’état jaune ou rouge.

L’équipe de crise est considérée comme étant la première ligne de défense en cas de difficultés. Ici, il faut privilégier l’utilisation de la plateforme wrike pour optimiser la gestion des tâches et des projets.

3. L’organisation d’une réunion de lancement du projet

Il faut amener les parties prenantes au même niveau en organisant une réunion de lancement. Tous ceux qui ont un intérêt dans le projet doivent être impliqués pour que toutes les attentes soient considérées. Il est mieux de convoquer cette séance dès les premières heures du projet.

La démarche permet de communiquer des tâches ainsi que des affectations à tous les membres de l’équipe. Il faut notamment s’assurer que tout le monde est au courant du projet dès le commencement. C’est un moyen simple, mais assez efficace.

L’organisation d’une réunion de lancement du projet

4. La création d’une description détaillée des services

Au cours de la gestion des projets, il est souvent difficile d’identifier précisément la responsabilité de chaque acteur. Avec la description détaillée des services, vous pourrez donner les précisions nécessaires et éviter la confusion.

Vous pourrez aussi indiquer clairement le niveau de travail qui doit être effectué par un groupe donné. En outre, vous pourrez créer une spécification de services et demander à toutes les parties prenantes de donner leur approbation. Pour réussir cette tâche, servez-vous d’un logiciel gestion de projet.

5. L’élaboration d’un plan de travail détaillé

Cette étape est importante pour respecter les délais et atteindre les jalons. Sans cette pratique, vous ne pourrez pas mettre en place un plan documenté pour les différentes phases du projet. Le plan de travail détaillé est perçu comme étant le moyen qui permet de mesurer les parties mobiles d’un projet.

6. La documentation approfondie

Cette pratique est infaillible et vous permet d’être sûr d’avoir toutes les données à votre disposition. De cette manière, vous pourrez prendre de bonnes décisions et mieux apprendre de vos défis précédents. N’hésitez donc pas de tout écrire.

Tenez compte des étapes du projet, des goulots d’étranglement, des changements de portée ainsi que des dépendances des tâches. Les plans de jours de vacances des collaborateurs peuvent aussi être utiles.

7. La sollicitation des commentaires

Le travail d’un chef de projet consiste fondamentalement à veiller à la réussite de son projet. Pour cela, il est indispensable de savoir que d’autres personnes sont à l’autre bout de la mission du projet.

Demandez régulièrement des commentaires de la part de ces dernières peut augmenter ses chances de réussite. Cela permet aussi de développer plus de compétences en matière de gestion.

8. La communication sur les effets des extensions de projet

Vous pouvez aussi expérimenter les méthodes de travail agiles pour être en mesure de recevoir régulièrement de nouvelles tâches. Évitez toutefois de surcharger votre projet.

Chaque fois que vous recevez une nouvelle demande dans votre projet, effectuez celle-ci en tenant compte de votre calendrier. Il est aussi conseillé de gérer les nouvelles tâches en tenant compte de son budget.

9. La gestion des nouveaux accords

Lorsque de nouvelles demandes surgissent, il faut demander à toutes les parties prenantes de signer un nouveau document d’accord. Cela permet à ces parties de mieux comprendre la nouvelle portée du travail.

Elles comprendront aussi l’impact que cela peut avoir sur l’ensemble du projet. La présente démarche permet également de mettre en place un accord documenté.

10. L’organisation d’une réunion de clôture

La réunion de clôture est la meilleure occasion par laquelle vous pourrez rassembler toutes les personnes impliquées dans le projet.

Ce sera le moment de revoir le projet et de discuter de ce qui peut être amélioré prochainement. Ce travail d’optimisation continue de la gestion du travail permettra également d’économiser du temps et de l’argent à l’avenir.

Infographie offerte par Wrike – projet libre collaboration en ligne

10 bonnes pratiques en gestion de projet à ne jamais oublier!